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信息时代数字化档案管理方法

作者:dqwlunwen 分类:电子论文 时间:2022-04-15

关键词:职称论文发表,职称论文,职称评审,电子论文发表
 
    本文就档案管理信息化的优势以及档案管理信息化发展过程中出现的问题进行阐述,提出相关建议。只有不断改革档案管理的方式以及人员的结构,才能够促进档案管理信息化进程,促进档案管理水平的提升以及发展。
 
   【关键词】信息时代;数字化;档案管理;方法
 
  随着国家经济实力的不断提升,国家的发展不断朝着信息化方向迈进,信息化进程的推进不仅导致现阶段的信息种类较为繁杂,并且在信息的数量上呈现一定的增长趋势。这是由于人们生活质量的提升,导致人们对于信息的需求更加迫切,所以应该积极运用好信息化工具,对相应的信息进行及时有效地传递以及梳理,只有这样,才能更好地满足人们的需求,不断提升人们的幸福感。信息化时代的到来能够实现数字化,传统的档案管理工作已经无法适应大数据时代发展的需求,应该对档案管理工作进行有效创新。因此本文首先对传统档案管理工作出现的问题进行分析,然后探讨信息化档案管理的优势,最后提出信息化时代数字化档案的管理方法,以期能够为这一方面的工作提供更多的帮助。
 
  一、传统档案管理出现的问题
 
  传统的档案管理工作已经无法继续承担信息化所带来的信息梳理及信息规整的压力,所以对于档案管理工作来说,主要存在着以下几点问题:首先,对于档案管理工作人员来讲,面临较多的档案管理工作,文件形成者如果没有按照档案管理的要求对档案进行调整将会出现档案的信息缺少等问题,这些问题的出现不利于工作人员对档案进行及时梳理归纳,很容易导致档案管理工作效率低下等问题。其次,对于企业的档案管理工作来讲,之前企业档案管理工作岗位大多数是虚设的,但是随着国家的发展、社会的进步,企业在不断进行变革,并且企业的管理机制导致不同部门之间存在着一定差异,这就需要更多的时间以及精力开展档案管理工作,由于工作的效率以及工作的准确性存在着一定的差距,导致企业的档案管理工作出现方式方法不规范等问题,使得档案管理工作产生一定的管理风险,不利于档案管理工作的进行。最后,对于档案管理人员来讲,由于工作人员的流动,档案管理工作往往会出现调动频繁以及档案管理工作形式不确定的问题,这不仅不利于档案管理工作的进行,并且还容易出现档案管理以及信息匹配错误等问题,最终影响企业档案管理的工作效率,不利于企业整体效益的提升。
 
  二、信息化档案管理的优势
 
  档案管理的信息化是指将档案实体化向档案的信息化进行转换,该过程的进行,一般会受到行政部门的统一调控和调度,由专业部门进行统一的组织。当然,对于企业档案管理信息化来讲,企业只有受到政府以及企业高层的有效管控,才能够对档案管理信息化进程实行有效监督管理,进而促进档案管理信息化的发展。现阶段的档案管理主要以纸质版档案为主,管理人员在对档案进行统一整理与归纳时需要逐个按号编排,最后形成纸质版的目录以及相关内容的简介。传统的档案管理方式有许多缺点,例如在保存的方式上需要防止虫类的破坏,自然环境很容易引起字迹模糊不清的问题,影响着档案管理的进程。因此将信息化技术应用到社会档案管理上,对于档案管理来讲具有很大的优势,不仅能够对档案进行统一归类与处理,而且能够实时对档案进行处理,可以大大提高档案的规整速率,提高工作效率。同时,信息化的档案管理模式有利于解放更多的人力以及物力,对档案管理方式方法进行创新以及发展,能够有效避免档案信息缺失以及档案信息不匹配问题,在提升工作效率的同时,提升了信息化档案管理的准确性以及高效性。而信息化手段是指将一些现代化的信息手段应用到档案管理上,实现档案管理的信息化、数字化以及管理的高效化,实现档案的长时间保存与查找。
 
  三、信息时代数字化档案管理的方法
 
  (一)数字化档案管理理念的提升。随着社会的不断发展和进步,我国的信息化水平发生了翻天覆地的变化,信息化水平不断提升促使其地位逐渐得以稳固,所以针对目前档案管理工作的发展现状来看,其本身不仅与时代的信息化发展趋势不相符合,而且现阶段档案管理模式以及运行方式已经跟不上时代的发展。因为信息技术对于档案管理十分重要,所以应该在档案管理现有的基础上,积极发挥信息化在档案管理工作中的作用,对工作人员实施相关的业务培训,让工作人员将信息化运用到档案管理上,发挥信息化在档案管理中的作用。定期开展档案管理信息化培训,让工作人员对信息化的优点有充分的认识,对其有一定的了解之后,再将其应用到档案管理上,不仅能够加快档案管理的工作效率,而且能够推动档案管理的信息化建设,促进档案管理信息化发展。



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